Programa para psicólogos y centros de psicología

¿Qué necesita una consulta de psicología de su programa?

Una consulta de psicología trabaja distinto que una clínica con citas sueltas. Muchos pacientes vienen cada semana, el mismo día y a la misma hora, durante meses. Las sesiones duran lo mismo, el despacho tiene que estar libre y una ausencia deja un hueco difícil de cubrir con tan poco margen.

Además, lo que se anota en consulta es de lo más delicado que existe. La AEPD recuerda en su guía para profesionales sanitarios que los datos de salud son una categoría especial que pide protección reforzada, y que el profesional que atiende por su cuenta es el responsable de ese tratamiento. En el día a día eso se traduce en cuatro cosas que tu programa tiene que resolver:

• Notas clínicas que no ve todo el mundo. Recepción necesita la agenda y los cobros; la historia clínica, solo quien trata al paciente.
• Consentimiento informado antes de empezar, y bien guardado.
• Facturas, también cuando la sesión está exenta de IVA.
• Agenda recurrente que no te obligue a dar cada cita a mano ni a perseguir confirmaciones.

Citanic reúne la agenda, la ficha, la historia clínica, los consentimientos, la caja y la facturación en un solo programa, con permisos por rol. Es el mismo enfoque que usan las clínicas de fisioterapia, adaptado a una consulta donde la confidencialidad lo es todo.

¿Qué ven tus pacientes en la app de tu consulta?

Tus pacientes instalan la app de tu consulta, con tu nombre, tu logo y tus colores, desde el navegador del móvil, sin pasar por App Store ni Google Play. Ahí reservan su primera cita, ven sus próximas sesiones y lo pendiente de pago, y reciben tus avisos. No aparecen junto a otros psicólogos de la zona, como en un directorio: es tu consulta y nadie más. Para que la instalen, tienes un cartel con un código QR y tu logo para la sala de espera. Te lo contamos con detalle en la app con la marca de tu centro.

Antes de cada sesión, Citanic envía un recordatorio automático por email y como aviso en la app, con un enlace para confirmar, cambiar o cancelar. En una terapia semanal, que un paciente avise con tiempo te permite ofrecer el hueco a otra persona. Tienes más ideas en la guía para reducir las ausencias, que sirve igual para una consulta.

Agenda de sesiones por psicóloga y por despacho

Cada psicóloga del centro tiene su columna, con sus horarios y los servicios que hace: primera visita, sesión individual, de pareja o familiar, cada uno con su duración. También puedes ver la agenda por despacho, para que dos sesiones no coincidan en la misma sala si compartís espacio.

Dar una cita es tocar un hueco libre, y si el paciente pide cambiarla, la mueves arrastrando. Cuando alguien cancela, la lista de espera te ayuda a ofrecer ese hueco a quien quería empezar antes.

Los pacientes nuevos pueden pedir su primera visita en tu página de reservas, a cualquier hora y con la disponibilidad real de cada profesional, sin dobles citas. Si quieres asegurarte de que vienen, puedes pedir una señal al reservar online, para todos o solo para los pacientes que etiquetes.

Y si vendes paquetes de sesiones, funcionan como bonos: la sesión se descuenta sola al completar la cita y el paciente ve en la app las que le quedan. Lo explicamos en cómo gestionar bonos de sesiones.

Historia clínica y notas de sesión con acceso restringido

La ficha de cada paciente reúne sus datos, su historial de citas, los documentos firmados y la historia clínica. Después de cada sesión anotas la evolución, ordenada por fecha, para retomar el hilo la semana siguiente sin rebuscar en cuadernos.

La Ley 41/2002, de autonomía del paciente, marca varias reglas que conviene tener presentes:

• Contenido mínimo. La evolución está entre lo que debe constar en la historia clínica (art. 15).
• Quién accede. Los profesionales que diagnostican o tratan al paciente acceden a su historia; el personal de administración, solo a los datos relacionados con sus funciones, y todos quedan sujetos al deber de secreto (art. 16).
• Cuánto se guarda. Como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (art. 17.1).
• Acceso del paciente. El paciente puede acceder a su historia y obtener copia, pero el profesional puede reservarse sus anotaciones subjetivas (art. 18).

En Citanic los permisos se definen por rol. Recepción puede llevar la agenda, los cobros y las facturas sin entrar en la historia clínica, y cada psicóloga ve lo que necesita para tratar. Los datos van cifrados en tránsito y en reposo, firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento con datos de salud y puedes exportar tus datos cuando quieras. Tienes el resto de obligaciones de protección de datos en la guía del RGPD.

Consentimiento informado firmado antes de la primera sesión

La Ley 41/2002 establece que el consentimiento es verbal por regla general y por escrito en los procedimientos invasivos y en los que suponen riesgos de notoria y previsible repercusión negativa para la salud. Aun así, muchas consultas de psicología recogen por escrito el consentimiento y la información del tratamiento al empezar, porque deja claro el encuadre: duración de las sesiones, confidencialidad y sus límites, cancelaciones y honorarios.

Con Citanic preparas tu documento una vez y el paciente lo firma desde su móvil antes de la primera sesión, o en la tablet de la consulta. La firma se verifica con un código de un solo uso, el documento queda sellado en PDF y se archiva en su ficha. En la vista de firmas pendientes ves quién no ha firmado todavía antes de que entre por la puerta.

En la guía del consentimiento informado tienes los apartados que no deben faltar en el documento y cuánto tiempo guardarlo.

¿Las sesiones de psicología llevan IVA?

La Ley del IVA, en su artículo 20.Uno.3.º, declara exenta la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios, y a estos efectos incluye expresamente a los psicólogos. La exención alcanza la asistencia relativa al diagnóstico, la prevención y el tratamiento de enfermedades. Por eso la mayoría de sesiones de terapia se facturan sin IVA.

• Cuenta la finalidad del servicio. Lo que no tiene finalidad de diagnóstico, prevención o tratamiento, como un taller de formación o una charla en una empresa, puede llevar IVA aunque lo imparta una psicóloga.
• Exenta no significa sin factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a expedir factura en esta asistencia sanitaria exenta (art. 3.1.a), y la factura tiene que citar el precepto de la ley o indicar que la operación está exenta (art. 6.1.j).
• Verifactu también cuenta. Si tienes que facturar, el programa con el que lo haces entra en las nuevas reglas de los sistemas de facturación. Tienes las fechas y los pasos en la guía de Verifactu.

En Citanic la facturación se hace desde el programa, vinculada a cada cita y a cada paquete de sesiones, y está preparada para Verifactu. Los cobros en efectivo, con tarjeta o con enlace de pago quedan unidos al paciente, y el arqueo de caja del día se hace en el mismo sitio. En la demo vemos contigo cómo quedarían tus facturas.

¿En qué te ayuda la IA en una consulta de psicología?

Entre sesión y sesión hay diez minutos, y escribir la nota o recolocar la agenda se los come. El asistente con IA de Citanic te ayuda con lo que no es terapia:

• Dictas la nota de la sesión. Al terminar, cuentas en voz alta lo esencial y queda transcrito en la historia clínica del paciente. Revisa siempre la transcripción antes de guardarla, y decide tú qué merece quedar escrito: la historia la firmas tú.
• Creas y mueves citas con la voz. «Pasa la sesión del martes de este paciente al jueves a las siete». La cita queda en la agenda y el paciente ve la hora nueva en su app.
• Le preguntas por tu agenda. «¿Cuándo tiene su próxima sesión este paciente?» o «¿quién creó esta cita?», y te responde con lo que hay en el programa.
• En Informes, la IA te da observaciones y recomendaciones sobre cómo va la consulta, por ejemplo la ocupación de cada profesional frente al mes anterior.

La IA no habla con tus pacientes ni toma decisiones clínicas: la evaluación, el tratamiento y lo que se anota son tuyos, y el acceso a la historia sigue los permisos que definas. Tienes más ejemplos en el software con IA para clínicas.

¿Cómo es un martes en la consulta con Citanic?

1. La primera cita. Una persona que lleva semanas dándole vueltas pide su primera visita desde tu página de reservas a las once de la noche, en un hueco libre real.
2. El consentimiento. Le llega el documento al móvil, lo lee con calma y lo firma con un código de un solo uso. Queda en su ficha antes de que llegue.
3. El recordatorio. El día antes recibe el aviso con enlace para confirmar o cambiar la cita, con un nombre de servicio discreto.
4. La sesión. Al terminar, dictas la nota, la revisas y queda en la historia clínica, que recepción no ve.
5. El cobro. Paga con tarjeta y la factura sale del programa, vinculada a la cita. Acordáis los martes a las seis y le das la siguiente sesión.
6. Un cambio. Semanas después pide pasar una sesión al jueves. Se lo dices al asistente, el paciente lo ve en su app y el hueco del martes se ofrece a la lista de espera.

Nadie ha buscado una carpeta de papel ni ha apuntado una cita en una libreta. Lo administrativo va solo y tú te dedicas a tus pacientes.

Qué pedirle a un programa para psicólogos

• Agenda por profesional y por despacho, con reservas online que respeten la disponibilidad real.
• Historia clínica con evolución por sesión y permisos que separen los datos clínicos de la agenda y los cobros.
• Consentimientos con firma verificada en remoto y archivados en la ficha.
• Facturación desde el propio programa, preparada para Verifactu, y que puedas revisar con tu gestoría cómo quedan las facturas exentas.
• Datos cifrados, contrato de encargado del tratamiento que contemple los datos de salud y exportación de tus datos.
• Recordatorios con enlace para confirmar o cambiar, para que los huecos no se pierdan.
• Ayuda real para traer pacientes e historial desde tu programa actual, y formación para el equipo.

Si quieres comparar con calma, en la comparativa de programas tienes los criterios que más pesan al elegir.