Programa para gestionar los bonos de sesiones de tu centro

¿Por qué se descuadran los bonos en papel o en Excel?

Porque un bono son muchas pequeñas anotaciones que dependen de que alguien se acuerde de hacerlas. Se vende en recepción, se cobra en dos o tres veces, se consume a lo largo de meses y lo atienden profesionales distintas. Cada paso que se apunta a mano es una ocasión de error:

• Sesiones sin descontar. La cita se hace, pero nadie tacha la casilla de la tarjeta o la celda del Excel. Meses después, la clienta cree que le quedan más sesiones de las que tiene.
• Pagos que se pierden de vista. El segundo pago de un bono fraccionado depende de que alguien se acuerde de pedirlo, y pedirlo tarde siempre es incómodo.
• Tarjetas que se pierden. Si la única prueba es la tarjeta de cartón que tiene la clienta, cuando se pierde empieza la negociación.
• Nadie sabe cuánto se debe. El dinero de los bonos entra el día de la venta, pero el trabajo llega después. Sin un registro claro no sabes cuántas sesiones tienes comprometidas.

Un programa para gestionar bonos resuelve todo eso con una idea sencilla: el bono vive en la ficha de la clienta y está unido a sus citas, a la caja y a la facturación. Lo que pasa en la cita actualiza el bono sin que nadie tenga que acordarse.

¿Qué ve tu clienta de su bono en la app de tu centro?

Todo lo que antes te preguntaba por WhatsApp. En la app con la marca de tu centro, con tu nombre, tu logo y tus colores, tu clienta ve cuántas sesiones le quedan de cada bono, lo que tiene pendiente de pago y su próxima cita, y puede reservar la siguiente a cualquier hora, entre los huecos libres reales.

Eso tiene dos efectos. Recepción deja de contestar «¿cuántas me quedan?», y la clienta que ve su bono a medias tiene un recordatorio permanente para volver. Además, puedes enviarle avisos y promociones a su móvil, por ejemplo cuando lanzas un bono nuevo.

Todo está conectado: lo que pasa en tu agenda es lo que ella ve en su app. Si completa una sesión, su bono baja; si cobras el segundo pago, desaparece lo pendiente; si le mueves la cita, ve la hora nueva. La app se instala desde el navegador del móvil, sin App Store ni Google Play, escaneando el QR del cartel de tu recepción.

¿Qué tipos de bono puedes vender?

Casi todos los bonos de un centro de estética entran en uno de estos cuatro modelos. Lo importante es elegir pocos y que se entiendan a la primera, en recepción y en la cabina.

En Citanic creas los bonos que vendes, con su número de sesiones y su precio, y una misma clienta puede tener varios activos a la vez. Si no tienes claro cuánto descontar, en la guía para calcular el precio de un tratamiento tienes una calculadora que te dice cuánto margen te queda en cada sesión del bono. Si tu centro trabaja sobre todo con láser, en la página de software para depilación láser te contamos cómo encajan los bonos con las cabinas y las máquinas. Y si lo tuyo son los masajes y los circuitos, mira cómo se llevan los bonos por terapeuta y por sala en el programa para centros de masajes y bienestar.

¿Cómo se descuenta cada sesión?

Al completar la cita. Ese es el momento en que la sesión se ha hecho de verdad, así que es cuando Citanic la descuenta del bono de la clienta, sin que la profesional tenga que tocar nada más. Antes de empezar, tu equipo ve qué sesión toca y cuántas quedan.

Si la clienta cambia o cancela la cita con tiempo, la cita no llega a completarse y su bono queda como estaba. Las ausencias sin aviso son otra historia: decide antes tu política (si cuentan como sesión o no, y a partir de cuántas) y que esté escrita en las condiciones del bono. Para que pasen menos, ayudan mucho los recordatorios automáticos antes de cada cita, con enlace para confirmar o cambiar la hora, y la señal al reservar online. Lo explicamos con una plantilla de política de cancelación en la guía para reducir ausencias.

¿Cómo es un bono de principio a fin en tu clínica?

1. La venta. Una clienta compra en recepción un bono de seis sesiones de radiofrecuencia facial y paga la mitad. El bono queda en su ficha y, al momento, en la app de tu clínica: seis sesiones y un pago pendiente.
2. Las reservas. Reserva la segunda sesión desde la app a las once de la noche, en un hueco libre real. El día antes le llega el recordatorio con enlace para confirmar o cambiar la hora.
3. Cada sesión. Llega, la profesional ve en la agenda qué sesión toca, hace el tratamiento y dicta la nota, que queda en su ficha. Al completar la cita, la sesión se descuenta sola.
4. El segundo pago. Recepción ve lo pendiente antes de que llegue y lo cobra al terminar. La factura sale del propio programa, vinculada al bono.
5. Un cambio de última hora. Si hay que pasar su cita al jueves, recepción se lo dice al asistente y ella ve la hora nueva en su app.
6. Las dos últimas. Con dos sesiones por delante, en la cabina se habla de la renovación sin prisas.

Nadie ha tachado una tarjeta ni ha abierto un Excel. Lo repetitivo pasa solo y tu equipo se dedica a tratar a las clientas.

¿Cómo controlar los pagos fraccionados y la factura del bono?

Fraccionar ayuda a vender bonos más largos, pero solo funciona si el pago pendiente se ve sin buscarlo. En Citanic lo que queda por pagar de cada bono aparece en la ficha de la clienta, de modo que recepción lo ve antes de la cita y lo puede cobrar al terminar, en efectivo, con tarjeta o con un enlace de pago. Al cerrar el día, el arqueo de caja recoge lo cobrado.

Ten en cuenta la parte fiscal: cobrar un bono es cobrar por adelantado unos servicios que prestarás más adelante, y la Agencia Tributaria recuerda que también hay que expedir factura en los pagos anticipados. En Citanic la facturación sale del propio programa, vinculada a citas y bonos y preparada para Verifactu. Si quieres saber qué cambia con el nuevo sistema de facturación, lee nuestra guía de Verifactu.

¿Qué debe decir la política de tu bono?

La mayoría de los conflictos con bonos no vienen del tratamiento, sino de algo que nadie dejó por escrito. Cuando vendas un bono, que la clienta se lleve sus condiciones por escrito, en el ticket o en un documento firmado. Esta lista te sirve para redactarlas:

Si el tratamiento lo pide, el consentimiento informado se firma antes de la primera sesión, y en Citanic queda guardado en su ficha junto al bono. Lo explicamos en la guía del consentimiento informado.

¿Cómo te ayuda la IA con los bonos?

Los bonos generan muchas preguntas pequeñas a lo largo del día. El asistente con IA de Citanic te las contesta sin abrir fichas ni hojas de cálculo:

• Le preguntas por tus clientas con tus palabras. «¿Cuándo tiene su próxima cita esta clienta?» o «¿quién creó esta cita?», y te responde con lo que hay en tu agenda.
• Creas y mueves citas con la voz. Para la siguiente sesión del bono, se lo dices al asistente; la cita queda en la agenda y la clienta la ve en su app.
• Dictas las notas de cada sesión. Lo que has hecho y cómo ha respondido la piel quedan transcritos en su ficha, junto al bono, y la próxima profesional lo tiene delante.
• En Informes, la IA te da observaciones sobre cómo va el negocio, por ejemplo qué servicios se venden más frente al mes anterior, para decidir qué bonos mantener.

La IA ayuda; los precios, las condiciones y qué bono promocionar los decides tú. Te lo contamos con ejemplos en el software con IA para clínicas estéticas.

¿Cómo saber cuántas sesiones debes a tus clientas?

Cada bono vendido es dinero que ya has cobrado por un trabajo que aún no has hecho. En Citanic tienes una vista de todos los bonos activos del centro y de las sesiones que quedan por consumir, así que sabes cuánta agenda tienes comprometida antes de vender más o de planificar las vacaciones del equipo.

Esa misma vista sirve para vender mejor. Un bono al que le quedan una o dos sesiones es el momento natural para hablar de la renovación, en la cabina y sin prisas. Con los informes ves además qué tratamientos se venden más y cómo va el mes frente al anterior, y decides qué bonos mantener y cuáles retirar.

Si vienes de otro programa o de una hoja de cálculo, no empiezas de cero: en la puesta en marcha te ayudamos a traer tus clientas con sus bonos y las sesiones que les quedan. Los bonos son una parte del software para clínicas estéticas de Citanic, junto con la agenda, la caja y los consentimientos, y también los usan las clínicas de fisioterapia para sus tratamientos por sesiones.