Alternativa a Koibox para tu clínica estética, con tu app incluida

¿Qué es Koibox y para quién está pensado?

Koibox se presenta en su web como un programa de gestión para centros de belleza. En su lista de sectores aparecen peluquerías, centros de estética, barberías, clínicas estéticas, salones de uñas y centros de cejas y pestañas. Reúne en un mismo sistema la agenda, la ficha de cada cliente, la caja y las ventas, los bonos, el stock y herramientas de marketing.

Se contrata por planes. Tiene un plan gratuito para un usuario y planes de pago que suben según el número de usuarios y de cabinas que necesitas y las funciones que incluyen; los usuarios de más se compran en packs. Algunas piezas van en los planes más altos o como complemento de pago: la app personalizada para tus clientes y el WhatsApp con chatbot aparecen como extras en su página de precios, y la firma de consentimientos con QR está en su plan más alto. Su recepcionista virtual con IA se contrata aparte, con planes por minutos de conversación.

Según su web, no cobra comisión por las reservas online, ofrece una prueba gratis de 15 días y su facturación está integrada con Veri*Factu y TicketBAI. Si estás comparando más programas, en la comparativa de programas para centros de estética tienes cómo cobra cada uno, con sus tarifas publicadas. Y si lo que usas es AgendaPro, mira la alternativa a AgendaPro.

¿Qué revisar antes de dejar Koibox?

Cambiar de programa lleva trabajo, así que merece la pena hacerlo por un motivo claro. Antes de decidir, repasa esto con tu plan actual delante:

• ¿Qué plan tienes y qué complementos pagas? Suma la cuota del plan, los packs de usuarios y los extras que hayas añadido. Es la cifra con la que tienes que comparar.
• ¿Cuántos usuarios y cabinas usas? En un programa que cobra por tramos, crecer un poco puede obligarte a subir de plan. Piensa en tu equipo dentro de un año, no solo en el de hoy.
• ¿Dónde reservan tus clientas y qué ven? Si quieres que reserven en una app con tu nombre y tu logo, mira si la tienes contratada y cómo se ve.
• ¿Tu centro es una clínica? Si haces medicina estética, necesitas historia clínica, consentimientos firmados y control de los productos que usas en cada paciente.
• ¿Cuándo se renueva? Si pagas en anual, mira hasta qué fecha está pagado y planifica el cambio para que coincida.

¿En qué se diferencian Koibox y Citanic?

Comparamos solo lo que se puede comprobar: lo que publica Koibox en su web oficial y lo que hace Citanic. Donde Koibox no da un dato, no lo inventamos.

Los dos programas cubren lo básico de un centro: agenda, fichas, bonos, caja y facturación, y ninguno cobra comisión por reserva. La diferencia está en para quién está pensado cada uno, en qué va incluido y qué se paga aparte, y en cómo llega todo a tus clientas. Para ver Citanic entero tienes el software para clínicas estéticas.

¿Qué ganas con tu propia app incluida?

En Citanic la app de tu clínica va incluida. No es un complemento ni depende del plan. Tus clientas la instalan desde el navegador, sin App Store ni Google Play, escaneando el código QR del cartel con tu logo que te damos para recepción. Funciona en iPhone y en Android, y en ella cada clienta:

• Reserva a cualquier hora, con huecos reales y sin dobles citas.
• Ve sus próximas citas y las sesiones que le quedan de cada bono.
• Ve lo que tiene pendiente de pago.
• Recibe tus recordatorios, avisos y promociones.

Y está conectada con tu agenda: si mueves una cita, ella la ve cambiada; si completa una sesión, el bono baja solo. En iPhone, los avisos necesitan iOS 16.4 o posterior y la app añadida a la pantalla de inicio. Te lo contamos con detalle en la app con la marca de tu centro, y cómo llevar a tus clientas a reservar en ella desde Google e Instagram en reservas online para tu centro.

¿Qué diferencia hay entre la IA de Koibox y la de Citanic?

Son dos enfoques distintos. Según su web, la recepcionista virtual de Koibox atiende a tus clientes: contesta llamadas y mensajes de WhatsApp, agenda citas y envía recordatorios, y tú puedes revisar las conversaciones. Se contrata aparte, con planes por minutos de conversación al mes.

La IA de Citanic trabaja para tu equipo, en recepción y en cabina:

• Le preguntas por tu agenda y tus clientas. «¿Cuándo tiene su próxima cita esta clienta?» o «¿quién creó esta cita?», con tus palabras, y te responde.
• Creas y mueves citas con la voz. Se lo dices al asistente; la cita queda en la agenda y tu clienta la ve en su app.
• Dictas las notas de la sesión y se transcriben en la ficha de la clienta o en la historia clínica del paciente. Repásalas antes de guardar, como harías con cualquier nota.
• En Informes, te da observaciones y recomendaciones sobre cómo va tu clínica.

Tus clientas reservan solas en tu app, y la IA te quita trabajo a ti. Las decisiones las tomas tú. Lo explicamos entero en el software con IA para clínicas estéticas.

¿Y si tu centro es una clínica de medicina estética?

Koibox habla en su web de clínicas estéticas: historial y evolución de cada paciente, campos de solo lectura para los datos sensibles y control de tratamientos por sesiones, paquetes y equipos. Si tu clínica es sanitaria, en Citanic tienes:

• Historia clínica y evolución por sesión, con permisos para que solo quien debe vea los datos médicos.
• Consentimientos con firma digital en tablet o en remoto, con verificación por código y PDF sellado que queda en la ficha, y una vista de firmas pendientes.
• Productos y lotes usados en cada cita, con caducidades y avisos de reposición.
• Agenda por profesional y por sala, para que médico, enfermería y cabina no se pisen.

Lo tienes con detalle en el software para medicina estética, y qué debe llevar cada consentimiento en la guía del consentimiento informado.

¿Cómo es un día en tu clínica con Citanic?

1. A las once de la noche. Una clienta abre la app de tu clínica y reserva su sesión de mesoterapia. La cita entra en tu agenda sin que nadie toque el teléfono.
2. El día antes. Le llega el recordatorio por email y en la app, con un enlace para confirmar o cambiar la hora.
3. En la clínica. Firma el consentimiento en la tablet, y al completar la cita la sesión se descuenta sola de su bono.
4. Después de la sesión. Dictas la nota y queda en su ficha. Cobras con tarjeta y la factura sale de la propia cita, preparada para Verifactu.
5. Por la tarde. Tiene que cambiar su próxima cita. Se lo dices al asistente, la cita se mueve y ella la ve cambiada en su app.

Tú te dedicas a tratar a tus clientas; lo repetitivo pasa solo.

¿Cómo cambiar de Koibox a otro programa sin perder datos ni clientas?

Un cambio bien planificado apenas se nota en recepción. Estos pasos sirven para Citanic o para cualquier otro programa:

1. Elige la fecha. Mira hasta cuándo tienes pagado tu plan y si hay que avisar antes de darte de baja. Mejor una semana tranquila que plena campaña de verano o de Navidad.
2. Haz la lista de lo que te llevas. Fichas de clientas con sus datos de contacto, historial de citas, bonos con las sesiones que quedan, lo pendiente de pago, consentimientos firmados, historia clínica si eres clínica sanitaria y tu lista de servicios y precios.
3. Pide la exportación por escrito. Pregunta a tu proveedor en qué formato te puede dar cada cosa. Tu programa trata los datos de tus clientas por encargo tuyo, y el contrato de encargado del tratamiento regula qué pasa con ellos al terminar: según el Reglamento general de protección de datos, al acabar el servicio se devuelven o se suprimen, como decidas tú. Tienes más contexto en la guía del RGPD para tu centro.
4. Configura Citanic con nosotros. Servicios, equipo, salas, horarios, bonos y tu app con tu logo. Te ayudamos a traer los datos que hayas exportado y revisamos contigo que cada bono tenga las sesiones que le quedan.
5. Convive unas semanas. Las citas ya reservadas se respetan y las nuevas entran por Citanic. Nadie se queda sin su hueco.
6. Cambia tus enlaces de reserva. Tu perfil de Google, tu Instagram, tu WhatsApp Business y tu web deben llevar a tu nueva página de reservas.
7. Forma al equipo y avisa a tus clientas. Una sesión de formación para recepción y cabina, y un mensaje corto con el cartel del QR para que instalen tu app.
8. Da de baja el programa anterior cuando ya no entren citas por él y hayas comprobado que tienes todos tus datos guardados.

Guarda una copia de todo lo que exportes. Los consentimientos firmados y la historia clínica tienen plazos de conservación propios, y tus facturas, los suyos: para tu caso concreto, consulta con tu asesor. Los bonos son lo más delicado del cambio; en cómo gestionar los bonos de sesiones te contamos cómo se llevan en Citanic.

¿Cuándo tiene sentido seguir con Koibox?

No todos los centros tienen que cambiar. Koibox puede seguir siendo buena opción si:

• Tu negocio es sobre todo peluquería o barbería, o mezclas peluquería y estética en el mismo local.
• Eres una sola persona y te basta con su plan gratuito o con uno de los planes pequeños.
• Quieres que una recepcionista virtual conteste por ti las llamadas y los WhatsApp de tus clientes.
• Los recordatorios por SMS o WhatsApp son imprescindibles para ti.
• Tu equipo ya lo domina y no echas nada en falta.

Si tu centro es una clínica estética o de medicina estética, quieres que tus clientas reserven en una app con tu marca sin pagarla aparte y que la IA le quite trabajo a tu equipo, ahí es donde encaja Citanic. Te lo enseñamos con tus tratamientos para que lo compares con lo que usas hoy.