Control de stock en un centro de estética: productos, lotes y caducidades

¿Cómo ordenar el almacén de un centro de estética?

El primer paso no es contar: es decidir qué cuentas. En un centro de estética suelen convivir cuatro tipos de producto, y cada uno se controla de una forma distinta.

Con esa lista, ordena el espacio igual: cada tipo en su sitio, lo que caduca antes delante y una sola persona responsable de recibir los pedidos. Las condiciones de conservación (temperatura, luz, nevera) son las que indique el fabricante en el producto; si algo pide frío, ese frío también hay que vigilarlo.

El producto de cabina es el que más se olvida, porque no se vende. Pero es un coste de cada sesión, y si no sabes cuánto gastas, tampoco sabes si tu precio lo cubre. Cómo meterlo en el precio lo tienes en la guía para calcular el precio de un tratamiento.

¿Cómo saber cuánto producto gasta cada tratamiento?

Igual que con la agenda, midiendo. Durante unas semanas, apunta cuánto producto se usa en cada sesión de los tratamientos que más haces. Con eso te sale una tabla de consumo por tratamiento, que es la base de todo lo demás.

1. Elige los diez tratamientos que más haces. Son los que mueven casi todo tu almacén.
2. Apunta el consumo de cada sesión. Mililitros, gramos, unidades o «un envase cada tantas sesiones». En medicina estética, las jeringas o viales usados.
3. Saca la media por tratamiento y anótala junto al servicio: «Higiene facial: 5 ml de limpiador, 3 ml de sérum, una mascarilla».
4. Revísala cuando cambies de producto o de protocolo. Un sérum nuevo con otra textura cambia el consumo.

Con la tabla de consumo y tu agenda, puedes prever cuánto vas a gastar la semana que viene sin abrir el armario: si tienes doce higienes faciales reservadas, sabes cuánto limpiador vas a necesitar.

¿Cómo calcular el stock mínimo y cuándo hacer el pedido?

El momento de pedir no es cuando se acaba el producto, sino cuando lo que te queda solo te da para los días que tarda en llegar el pedido. Ese nivel se llama punto de pedido.

Un ejemplo con cifras inventadas. Una clínica usa de media 0,5 jeringas de un relleno al día (unas tres a la semana). El distribuidor tarda 6 días en servir y la clínica quiere tener siempre 5 de reserva por si un mes hay más demanda. El punto de pedido es 0,5 × 6 + 5 = 8 jeringas. Cuando el stock baja de 8, se pide.

• Stock de seguridad. Es tu colchón para semanas con más trabajo o pedidos que se retrasan. Más alto en lo que no puedes dejar de tener y en lo que tarda en llegar; más bajo en lo que caduca pronto.
• Cuánto pedir. Lo que gastes hasta el siguiente pedido, sin pasarte de lo que puedas usar antes de que caduque. Un descuento por volumen no compensa si la mitad caduca en la estantería.
• Temporada. Antes del verano sube el consumo de láser y corporales; antes de Navidad, la venta de producto. Ajusta el consumo medio en esas semanas.

Si llevas los números de tu centro cada semana, el stock de producto encaja en la misma rutina. Tienes los indicadores y una plantilla en la guía para gestionar tu centro con números.

¿Cómo controlar las caducidades y los productos abiertos?

La regla es sencilla: lo que caduca antes, se usa antes. Al recibir un pedido, lo nuevo va detrás y lo que ya tenías, delante. Si dos lotes del mismo producto caducan en fechas distintas, sale primero el que caduca antes, aunque haya llegado después.

En cosmética hay dos fechas que mirar. Según el Reglamento europeo de cosméticos (art. 19 del Reglamento 1223/2009), el envase lleva la fecha de duración mínima cuando el producto dura 30 meses o menos, y si dura más, el símbolo del tarro abierto con los meses que aguanta una vez abierto. También lleva el número de lote.

• Escribe la fecha de apertura en todo lo que abras en cabina. Sin esa fecha, el símbolo del tarro abierto no sirve de nada.
• Revisa caducidades una vez al mes, a la vez que el recuento: lo que caduca en los próximos dos meses se usa primero o, si es de venta, se ofrece antes.
• Lo caducado, fuera de cabina el mismo día. Apúntalo como merma: si se repite con un producto, estás pidiendo de más.

¿Hay que registrar el lote del producto que se aplica a cada paciente?

En una clínica de medicina estética, sí conviene, y en algunos casos es una obligación. Los rellenos de ácido hialurónico y otros productos que se inyectan o se implantan suelen ser productos sanitarios, y la toxina botulínica con indicación estética es un medicamento con sus propias condiciones de prescripción, dispensación y utilización, que regula la AEMPS. Si un fabricante o la AEMPS emiten una alerta sobre un lote, la clínica tiene que poder saber a qué pacientes se les aplicó.

• Vigilancia de productos sanitarios. Según la AEMPS, los profesionales sanitarios están obligados a notificar los incidentes graves con productos sanitarios, a través del portal NotificaPS. En los centros que no son hospitales ni de cirugía mayor ambulatoria, la responsabilidad de vigilancia recae en el director médico o responsable sanitario del centro, que vela por las obligaciones del artículo 35 del Real Decreto 192/2023.
• Tarjeta de implante. Si un producto viene con tarjeta de implante del fabricante, el centro tiene que completarla con la identificación del paciente, el centro o profesional que lo implanta y la fecha, y entregársela al paciente (art. 36 del Real Decreto 192/2023).
• En la historia clínica. Anota en la sesión el producto, el lote, la caducidad, la cantidad y la zona tratada. Si usas la pegatina de trazabilidad del envase, guárdala también. Qué más va en la historia clínica lo tienes en la guía de la ficha de cliente.

En un centro de estética sin médico no se aplican productos sanitarios inyectables, pero el lote sigue siendo útil: los pigmentos de micropigmentación, los adhesivos de pestañas o las cremas de cabina también pueden tener alertas. Anotar el lote del envase que abres y la fecha te basta para saber qué clientas lo recibieron. Si tu centro es de uñas y pestañas, en el programa para centros de uñas y pestañas ves cómo llevar los geles y los adhesivos junto a la agenda.

¿Qué hacer si la AEMPS retira un producto que usas?

Pasa más de lo que parece. En mayo de 2025, por ejemplo, la AEMPS ordenó retirar del mercado varios productos con hialuronidasa y ácido hialurónico que se promocionaban para usos no permitidos, y pidió a los centros que comprobaran si los tenían y, si era así, que dejaran de usarlos y se pusieran en contacto con su distribuidor.

1. Mira si lo tienes. Producto, presentación y, si la alerta los da, los lotes afectados. Con el almacén ordenado, son dos minutos.
2. Apártalo y deja de usarlo. Fuera de cabina, señalado y sin mezclarlo con el resto.
3. Sigue lo que diga la alerta. Casi siempre, ponerte en contacto con tu distribuidor para la devolución.
4. Busca a quién se lo aplicaste. Si la alerta afecta a pacientes ya tratados, con el lote registrado en cada sesión sabes a quién avisar o revisar, según indique la alerta y el criterio médico.
5. Deja constancia. Qué alerta llegó, qué hiciste y cuándo. En las clínicas sanitarias, llevar un registro de las alertas recibidas y de su difusión es una de las funciones del responsable de vigilancia, según la AEMPS.

Las alertas de productos sanitarios las difunden la AEMPS y las comunidades autónomas a los centros, y las de cosméticos se publican también en las notas informativas de la AEMPS y en Safety Gate, el sistema de alerta rápida de la Unión Europea. Tienes los enlaces al final de la guía.

¿Cada cuánto hacer inventario y qué hacer con las diferencias?

Con un recuento al mes basta para la mayoría de centros. No hace falta contarlo todo de golpe: puedes contar una estantería cada semana y cerrar el mes con todo revisado.

• Compara lo contado con lo que dice el programa. Si coincide, perfecto. Si no, la diferencia es tu merma.
• Busca la causa. Producto que se usa sin registrarlo en la cita, envases que se rompen, caducados que nadie apuntó o un consumo por tratamiento mal medido.
• Ajusta y apúntalo. Corrige el stock y anota el motivo. Si la diferencia se repite en el mismo producto, revisa su consumo medio.
• Mira el valor, no solo las unidades. Diez muestras perdidas no son lo mismo que dos jeringas.

¿Cómo es un día con el stock bajo control en una clínica estética?

Una clínica estética con dos cabinas y consulta de medicina estética dos tardes a la semana. Las cifras son de ejemplo.

Una paciente reserva desde la app de la clínica su revisión de relleno para el jueves. El martes le llega el recordatorio y lo confirma. El lunes, al revisar la semana, la gerente ve en el programa que el relleno está por debajo de su punto de pedido y que el jueves hay tres tratamientos reservados: hace el pedido ese mismo día, con margen para que llegue.

El jueves, la paciente firma el consentimiento en la tablet. La médica usa una jeringa del lote que caduca antes y lo registra en la cita: producto, lote y cantidad. El stock se descuenta solo. Después dicta la nota de la sesión, que queda en la historia clínica. Al cobrar, la factura sale de la cita.

Un mes después llega una nota de seguridad sobre un producto. La clínica mira el almacén y las citas: el lote afectado no es el suyo. Si lo fuera, sabría a qué pacientes se les aplicó. Cuando una paciente llama para mover su revisión, la recepcionista se lo dice al asistente con la voz y ella lo ve cambiado en su app.

Los errores más comunes con el stock

Pedir cuando ya se ha acabado

El pedido tarda días en llegar y esos días hay citas. Pide al llegar al punto de pedido, no al vaciar la estantería.

Comprar de más por un descuento

Un precio mejor por volumen se pierde entero si parte del pedido caduca antes de usarlo.

No contar el producto de cabina

No se vende, pero se gasta en cada sesión. Si no lo mides, ni sabes cuánto pedir ni si tu precio lo cubre.

No apuntar el lote

Cuando llega una alerta, la diferencia entre dos minutos y dos días es tener el lote en cada sesión.

Usar lo último que llegó

Lo nuevo delante y lo viejo detrás es la forma más rápida de tirar producto caducado.

Cómo te ayuda Citanic a controlar el stock

El stock funciona mejor cuando se descuenta en el mismo momento en que se usa el producto, sin apuntarlo dos veces. En Citanic:

• Productos e inventario: stock de cada producto, avisos de reposición, caducidades y márgenes.
• Productos y lotes en cada cita: registras qué producto y qué lote has usado, queda unido a la clienta o paciente y el stock se descuenta solo. Lo explicamos para clínicas médicas en el software para medicina estética.
• Historia clínica y evolución por sesión para clínicas sanitarias, con permisos para restringir los datos médicos, y dictado con IA de la nota de cada sesión.
• Consentimientos con firma digital en tablet o en remoto, archivados en la ficha.
• Informes de facturación, servicios más vendidos y rendimiento por profesional, con análisis con IA que te da observaciones sobre cómo va el negocio.
• Tu propia app con tu marca: tus pacientes reservan, ven sus citas y sus bonos y reciben tus avisos en la app de tu clínica; si mueves una cita con el asistente, la ven cambiada.

En la puesta en marcha configuramos contigo tus productos y tus tratamientos y te ayudamos a traer los datos desde tu programa actual. Mira todo lo que incluye Citanic para clínicas estéticas.

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¿Dónde puedes consultar la norma oficial?

Estas son las fuentes oficiales consultadas el 25 de octubre de 2026 para esta guía:

• AEMPS: sistema de vigilancia de productos sanitarios y funciones del responsable de vigilancia de los centros (Real Decreto 192/2023, arts. 35 y 36; NotificaPS).
• AEMPS: alertas de cosméticos y Safety Gate.
• AEMPS: nota de retirada de productos con hialuronidasa y ácido hialurónico (mayo de 2025).
• HPRA (autoridad irlandesa): etiquetado de cosméticos según el art. 19 del Reglamento (CE) 1223/2009.
• Govern de les Illes Balears: circulares sobre la toxina botulínica tipo A con indicación estética.

Es información general. Las obligaciones de tu clínica dependen de su autorización sanitaria y de tu comunidad autónoma: consúltalas con tu responsable sanitario o tu asesor.