Ficha de cliente en tu centro de estética: qué anotar y plantilla para copiar

¿Para qué sirve una ficha de cliente en un centro de estética?

Para que cualquier persona de tu equipo pueda atender bien a una clienta sin depender de la memoria de nadie. En la práctica, una ficha bien llevada te sirve para cuatro cosas:

• Tratar con seguridad. Saber antes de empezar si tiene una alergia, si toma un medicamento que fotosensibiliza o si está embarazada.
• Dar continuidad. Si el martes la atiende otra compañera, sabe qué se hizo la última vez, cómo reaccionó la piel y qué toca ahora.
• Recomendar con criterio. Con el historial delante es fácil proponer el siguiente paso o el bono que encaja, sin improvisar.
• Tener constancia. Si una clienta reclama, la ficha y el consentimiento firmado son lo que demuestra qué le explicaste y qué le hiciste.

Una ficha que nadie consulta no sirve de nada. Por eso importa tanto qué anotas como dónde está: si para verla hay que ir a buscar una carpeta, en la práctica nadie la mira entre cita y cita.

¿Qué datos debe tener la ficha? Plantilla por bloques

Esta plantilla vale para un centro de estética. Cópiala, quita lo que no uses y añade los campos de tus tratamientos con la tabla del siguiente apartado.

Fíjate en lo que no está: ni el DNI si no lo necesitas para facturar, ni la dirección si nunca le vas a enviar nada, ni preguntas de salud que no tienen que ver con tus tratamientos. Cada dato que pides es un dato que tienes que proteger.

Los consentimientos tienen sus propias reglas. Qué apartados deben tener y cuándo renovarlos lo explica la guía del consentimiento informado.

¿Qué añadir a la ficha según el tratamiento?

La plantilla es la base. Cada técnica pide además sus propios campos, que son los que más ayudan a la compañera que atiende a la clienta la próxima vez:

Si trabajas con bonos de varias sesiones, apunta también el número de sesión en cada nota: «sesión 4 de 6» te dice de un vistazo cómo va el tratamiento. Cómo llevar las sesiones de cada bono sin Excel lo ves en el programa para gestionar bonos.

¿Cómo escribir la nota de cada sesión?

La nota de sesión es la parte de la ficha que más se descuida, porque se escribe con prisa y con la siguiente clienta esperando. Si siempre sigues el mismo orden, te lleva un minuto:

1. Qué hiciste. Tratamiento, zona y, si aplica, producto o parámetros.
2. Cómo respondió. Tolerancia, molestias, reacción de la piel al terminar.
3. Qué le recomendaste. Cuidados en casa, productos, qué evitar los próximos días.
4. Qué toca la próxima vez. Siguiente paso, ajuste o algo que vigilar.

Escríbela al terminar, no al final del día: a las ocho de la tarde ya no recuerdas si la reacción fue de la clienta de las once o de la de las doce. Y escribe lo que viste, sin juicios ni comentarios personales: la clienta tiene derecho a pedir una copia de sus datos y debería poder leer su ficha sin sorpresas.

¿Qué datos de salud puedo pedir y cómo guardarlos?

Alergias, medicación, embarazo o problemas de piel son datos de salud. El RGPD los incluye entre los datos que, por su naturaleza, son especialmente sensibles y merecen una protección reforzada, y pide que todos los datos que tratas sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Traducido a tu cabina:

• Pregunta solo lo que necesitas para hacer el tratamiento con seguridad. Si haces manicura, no necesitas saber la medicación de tu clienta; si haces láser, sí.
• Explícale para qué lo preguntas y quién lo va a ver. Tu asesor te ayudará a elegir la base legal y el texto informativo adecuados para tu centro.
• Revísalo al empezar cada tratamiento o ciclo: un embarazo o un medicamento nuevo cambian lo que puedes hacer.
• Restringe quién lo ve. La guía de la AEPD para el sector sanitario insiste en el control de accesos, en no compartir contraseñas y en no dejar los equipos desbloqueados. En un centro de estética vale lo mismo: nada de fichas en una bandeja de recepción ni fotos de cuestionarios en el móvil de una profesional.
• Decide cuánto tiempo la guardas. El RGPD pide limitar el plazo de conservación al mínimo necesario. Fija uno con tu asesor y apúntalo en tu registro de actividades.
• Atiende sus derechos. Si una clienta te pide una copia de sus datos, el RGPD te da como norma general un mes para responder.

Qué más pide la protección de datos a tu centro, con una lista para ponerte al día, lo tienes en la guía del RGPD para centros de estética. Es información general: consulta tu caso con un asesor.

Si eres una clínica: de la ficha a la historia clínica

Si en tu centro se hacen tratamientos de medicina estética, eres un centro sanitario y lo que en estética llamamos ficha pasa a ser la historia clínica de cada paciente. La regula la Ley 41/2002, de autonomía del paciente:

• Qué es. El conjunto de documentos de los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y demás profesionales que han intervenido (artículo 14).
• Qué debe incluir. La información trascendental para conocer de forma veraz y actualizada el estado de salud del paciente. Entre su contenido mínimo están la anamnesis y la exploración física, la evolución, las órdenes médicas y el consentimiento informado (artículo 15).
• Cuánto guardarla. Los centros sanitarios deben conservarla en condiciones que garanticen su mantenimiento y seguridad, como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (artículo 17). Tu comunidad autónoma puede fijar plazos más largos.
• Quién puede verla. El paciente tiene derecho a acceder a su historia clínica y a obtener copia, con las reservas que marca la ley (artículo 18).

En la práctica, a la plantilla de arriba se suman el producto y el lote de cada tratamiento, la exploración del médico y la evolución por sesión, y el acceso a los datos médicos se limita a quien los necesita. Por qué el lote importa tanto lo explicamos en la guía de control de stock y lotes, y cómo se lleva todo esto en un programa lo ves en software para medicina estética.

¿Ficha en papel, en Excel o en un programa?

Si ahora trabajas con papel o Excel y dudas si compensa pagar, la guía ¿programa gratis o de pago? te ayuda a decidir con números.

¿Qué errores se cometen más con las fichas?

• Pedir de todo en la ficha de alta «por si acaso». Más datos no te ayudan a tratar mejor y te obligan a proteger más.
• No volver a preguntar por la salud. El cuestionario del primer día se queda viejo: revísalo al empezar cada tratamiento.
• Notas que solo entiende quien las escribió. Abreviaturas propias y frases sueltas que la compañera no sabe interpretar.
• Escribir las notas al final del día, cuando ya se mezclan las clientas.
• Mezclar permisos. Aceptar promociones o el uso de su imagen no puede ir en la misma casilla que el consentimiento del tratamiento.
• Comentarios personales sobre la clienta que no querrías que leyera.
• Fichas repartidas entre una carpeta, una hoja de cálculo y los chats del móvil.

¿Cómo es la ficha de cliente en Citanic?

En Citanic la ficha de cada clienta se va completando sola con lo que pasa en tu centro, y la abres desde la cita en un toque:

• Historial de citas, bonos con sus sesiones y lo pendiente de pago, documentos firmados y notas internas, en un único sitio.
• Consentimientos firmados en la tablet o en remoto desde el móvil de la clienta, verificados con un código de un solo uso y archivados en PDF en su ficha.
• Productos y lotes usados en cada cita.
• En las clínicas sanitarias, historia clínica y evolución por sesión, con permisos para restringir los datos médicos.
• Equipo con permisos por rol, datos cifrados en tránsito y en reposo y contrato de encargado del tratamiento, también para clínicas con datos de salud.

Así se ve en un día normal. La clienta reserva su sesión de láser en la app de tu centro, con tu marca, a las once de la noche. Antes de que llegue, ves en su ficha la alergia anotada y que el consentimiento ya está firmado desde su móvil. Al terminar, dictas la nota y el dictado con IA la transcribe en su ficha; la repasas y la guardas. La sesión se descuenta sola del bono y ella ve en su app cuántas le quedan. Si la semana siguiente alguien te pregunta cuándo vuelve, se lo preguntas al asistente: «¿cuándo tiene su próxima cita esta clienta?».

La IA te ahorra teclear y buscar, pero lo que queda escrito en la ficha lo decides tú. Mira todo lo que incluye Citanic para clínicas estéticas o sigue con el resto de guías para centros de estética.

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