Software de gestión para clínicas y centros de estética

Lo que tiene que resolver un programa de gestión para una clínica estética

En la mayoría de clínicas y centros de estética la gestión está repartida: la agenda en una libreta o en una app de reservas, las confirmaciones por WhatsApp desde el móvil personal, los bonos en una hoja de Excel, los consentimientos en papel y la caja en el datáfono. Cada pieza funciona por separado, pero el día a día se resiente: citas que se solapan, sesiones de bono que nadie descuenta y clientas que no vienen sin que nadie sepa si avisaron.

Un buen software para clínicas estéticas no añade una herramienta más: sustituye a las que ya usas y las conecta entre sí. La reserva crea la cita, la cita descuenta la sesión del bono, el cobro queda en la caja del día y el consentimiento firmado se guarda en la ficha de la clienta. Lo apuntas una vez y lo demás se ordena solo.

Eso es Citanic: un programa de gestión pensado sobre todo para clínicas estéticas y de medicina estética, que también usan centros de depilación láser y de bienestar. Funciona en el ordenador de recepción, en la tablet de la cabina y en el móvil de cualquier persona del equipo, y está conectado con la app que tus clientas llevan en el bolsillo.

Una app con tu marca, no la de un marketplace

Cuando una clienta reserva en un marketplace, lo hace dentro de una app en la que también aparecen otros centros de tu zona, con sus fotos, sus precios y sus ofertas. Con Citanic tus clientas reservan en la app de tu clínica: tu nombre, tu logo, tus colores y tus tratamientos, sin competencia al lado.

Desde ahí reservan a cualquier hora, pagan la señal si la pides, ven su próxima cita, consultan las sesiones que les quedan de cada bono y lo que tengan pendiente de pago, y reciben tus avisos y promociones. No hay que publicar nada en App Store ni en Google Play: se instala desde el navegador del móvil en un minuto, escaneando el código QR del cartel de tu centro.

Y la app no va por libre: está conectada con tu agenda. Si mueves una cita, la clienta la ve cambiada; si completa una sesión, su bono baja; si se libera un hueco, la lista de espera te ayuda a ofrecérselo a quien lo estaba esperando. Te lo contamos con detalle en la app para tu centro de estética.

¿Cómo es un día en tu clínica con todo conectado?

Un jueves cualquiera en una clínica estética con dos cabinas:

1. A las once de la noche. Una clienta reserva un peeling desde la app de tu clínica, elige a Marta y paga la señal. La cita aparece en tu agenda sin que nadie la apunte.
2. El día antes. Le llega el recordatorio, por email y en la app, con un enlace para confirmar o cambiar la hora. Confirma sin llamarte.
3. Al llegar. Firma el consentimiento del peeling en la tablet y verifica con un código. El PDF queda sellado en su ficha.
4. Al terminar. Marta dicta la nota de la sesión y la IA la transcribe en la ficha. La sesión se descuenta sola del bono, y la clienta ve en su app que le quedan dos.
5. Al cobrar. Paga con tarjeta y la factura sale de la propia cita, preparada para Verifactu.
6. Por la tarde. Otra clienta pide pasar su cita del sábado al lunes. Recepción se lo dice al asistente, la cita se mueve y ella la ve cambiada en su app.

Nadie ha copiado nada de un sitio a otro. Lo repetitivo pasa solo y el equipo se dedica a lo que importa: tratar a las clientas.

Todo lo que incluye Citanic

App con tu marca

Tus clientas instalan en su móvil una app con tu logo para reservar, ver sus citas, consultar sus bonos y recibir tus avisos.

Agenda por profesional y cabina

Ves el día de todo el equipo de un vistazo, con columnas por profesional o por sala. Creas una cita tocando un hueco libre y la mueves arrastrando.

Reservas online 24 horas

Tu propia página de reservas con tus servicios, precios y horarios. La clienta elige tratamiento, profesional y hora, y la cita entra directa en tu agenda.

Asistente con IA

Le preguntas por tu agenda con tus palabras, creas y mueves citas con la voz y dictas las notas de la ficha.

Bonos y sesiones

Vende bonos, descuenta cada sesión al completar la cita y consulta en cualquier momento cuántas le quedan a cada clienta.

Señal al reservar

Pide un pago por adelantado en las reservas online, a todas las clientas o solo a las que tú marques. Es de las medidas que más ayudan contra las ausencias.

Recordatorios automáticos

Cada clienta recibe su recordatorio antes de la cita, por email y en la app, con un enlace para confirmar, cambiar o cancelar sin tener que llamarte.

Caja y cobros

Cobra en efectivo, con tarjeta o con enlace de pago. Cada cobro queda unido a su cita y a su clienta, y la caja del día se cuadra en segundos.

Facturación

Emite facturas desde el propio programa, vinculadas a cada cita o bono y preparadas para Verifactu, con caja y arqueo del día. Lo vemos en el programa de facturación.

Consentimientos con firma digital

La clienta firma en la tablet o en su móvil y verifica con un código. El PDF queda sellado y archivado en su ficha.

Ficha de cada clienta

Historial de citas, bonos, documentos firmados, notas internas y datos de contacto, en una sola pantalla.

Productos e inventario

Controla el stock de productos y consumibles, registra lo que usas en cada tratamiento y recibe avisos antes de quedarte sin nada.

Informes del negocio

Facturación, ocupación, servicios más vendidos y rendimiento de cada profesional, comparados con el periodo anterior, con observaciones y recomendaciones de la IA.

Equipo y permisos

Cada persona entra con su usuario y ve solo lo que tú decides. Si lo necesitas, también registro de jornada, y en la guía del registro de jornada tienes qué pide la ley.

Lista de espera

Las clientas se apuntan a un día lleno y, si se libera un hueco, se les avisa para que lo reserven.

¿En qué te ayuda la IA de Citanic?

La IA de Citanic está para ahorrarte los minutos que se van entre clienta y clienta: buscar una ficha, cambiar una hora, pasar a limpio una nota o mirar los números del mes. Hace cuatro cosas:

• Responde a tus preguntas sobre la agenda. «¿Cuándo tiene su próxima cita esta clienta?» o «¿quién creó esta cita?», dicho con tus palabras, sin abrir cinco pantallas.
• Crea y mueve citas con la voz. Con las manos ocupadas o con una clienta delante, se lo dices al asistente. La cita queda en la agenda y la clienta la ve en su app.
• Transcribe lo que dictas. Las notas de la sesión quedan en la ficha de la clienta en el momento, no al final del día. Qué conviene anotar en cada una lo cuenta la guía de la ficha de cliente.
• Analiza tus informes. Además de las cifras, te da observaciones y recomendaciones sobre cómo va tu clínica, para que sepas por dónde empezar cuando revises el mes.

La IA ayuda; las decisiones las sigues tomando tú. Lo explicamos con ejemplos, y también lo que no hace, en el software con IA para clínicas estéticas.

Bonos y tratamientos por sesiones, sin hojas de cálculo

Los bonos sostienen a muchos centros de estética, y también son la fuente de más errores: sesiones que no se descuentan, clientas que no recuerdan cuántas les quedan y pagos fraccionados que hay que perseguir.

En Citanic el bono vive en la ficha de la clienta. Al completar la cita, la sesión se descuenta sola. Tu equipo ve cuántas quedan antes de empezar, y la clienta también lo ve en su app, junto con lo que le quede por pagar si lo habéis fraccionado. Una misma clienta puede tener varios bonos activos a la vez.

Si trabajas sobre todo con láser y tratamientos por sesiones, mira cómo lo organizamos en el software para centros de depilación láser. Y si lo tuyo son las uñas y las pestañas, con muchas citas cortas y rellenos cada pocas semanas, tienes el programa para centros de uñas y pestañas. Para un centro de masajes o de bienestar, con agenda por terapeuta y por sala, mira el programa para centros de masajes y bienestar.

Y si quieres repasar toda la mecánica, con los tipos de bono, los pagos fraccionados y lo que conviene dejar escrito en cada uno, lee cómo gestionar los bonos de sesiones.

Cómo elegir software para tu clínica estética

Antes de cambiar de programa, merece la pena hacerse estas preguntas. Sirven para comparar cualquier opción, no solo la nuestra.

• ¿Tus clientas reservan en tu app o en la del proveedor? Si reservan en un escaparate con otros centros, la relación con ellas no es del todo tuya.
• ¿Cobra comisión por cada reserva o por cada clienta nueva? Muchas apps de reservas se quedan un porcentaje de la primera visita. Con una cuota fija sabes lo que pagas cada mes, vengan las clientas que vengan. Puedes hacer la cuenta en nuestra calculadora de comisiones.
• ¿Gestiona bonos de verdad? Que descuente sesiones solo, admita varios bonos por clienta y muestre lo pendiente de pago.
• ¿Permite pedir señal al reservar? Es de lo que más ayuda en tratamientos largos o caros.
• ¿Los consentimientos se firman y se guardan en la ficha? Con la firma verificada y sin papeles que archivar.
• ¿La IA hace algo concreto? Pide que te enseñen en la demo qué tareas te quita de encima y que lo hagan delante de ti.
• ¿Te ayudan a traer tus datos? Cambiar de programa no debería significar volver a escribir cientos de fichas a mano.
• ¿Quién te atiende cuando tienes una duda? Un soporte en español, de personas que conocen el producto, ahorra muchas horas al principio.
• ¿Se ve bien en el móvil? Quien lleva el centro suele mirar la agenda desde casa o entre clienta y clienta, no solo desde el ordenador de recepción.
• ¿Cumple el RGPD? El proveedor debe firmar contigo un contrato de encargado del tratamiento y dejarte decidir quién ve cada dato. Lo demás que te toca lo tienes en la guía del RGPD.

Si quieres ver cómo responden a estas preguntas los programas más usados en España, tienes nuestra comparativa de programas para centros de estética. Y si tu clínica hace tratamientos médicos, mira también el software para medicina estética.

Cómo empezar con Citanic

1. Una llamada corta. Nos cuentas cómo trabajas: cuántas sois, qué tratamientos hacéis y con qué programa trabajáis hoy.
2. Una demo con tu caso. Te enseñamos Citanic aplicado a tu clínica, con tu app y tus tratamientos, y te preparamos una propuesta a medida, sin letra pequeña.
3. La puesta en marcha, contigo. Configuramos juntos servicios, bonos, equipo, horarios y tu app, y te ayudamos a traer tus clientas desde tu programa actual. Si hoy trabajas con Flowww o con Koibox, te contamos las diferencias y cómo es el cambio en alternativa a Flowww y alternativa a Koibox. Te damos el cartel con el código QR y tu logo para que tus clientas instalen la app.
4. Formación del equipo. Cada persona aprende lo que va a usar, también el asistente. En menos de un mes, toda la clínica trabaja con Citanic.