Software para centros de depilación láser

¿Qué ve tu clienta en la app de tu centro?

Un tratamiento de láser dura meses, y en todo ese tiempo tu clienta tiene las mismas dudas: cuándo le toca, cuántas sesiones le quedan y si le falta algo por pagar. Con Citanic lo ve sola en la app de tu centro, con tu nombre, tu logo y tus colores:

• Reserva la siguiente sesión a cualquier hora, solo en los huecos que de verdad tienes libres.
• Ve sus bonos: piernas, axilas, ingles… cada uno con las sesiones que le quedan y lo pendiente de pago.
• Recibe tus avisos: el recordatorio de la cita y tus promociones, por ejemplo antes del verano.

La app se instala desde el navegador del móvil, sin App Store ni Google Play, en iPhone y Android, y está incluida en Citanic. En recepción pones el cartel con el código QR y tu logo, y la instalan mientras esperan. Y como es tu app, no la de un marketplace, nadie le enseña al lado los precios de otro centro. Te lo contamos con detalle en la app con la marca de tu centro.

¿Cómo se gestionan los bonos de láser sin papel?

Si llevas los bonos en tarjetas o en Excel, ya sabes lo que pasa: sesiones que se olvidan de descontar, clientas que no saben cuántas les quedan y pagos fraccionados que hay que perseguir.

En Citanic cada bono está en la ficha de la clienta. Al completar la cita, la sesión se descuenta sola. Tu equipo ve antes de empezar qué sesión toca y cuántas quedan, y la clienta lo ve a la vez en su app.

• Varios bonos activos a la vez por clienta, cada uno con su cuenta de sesiones.
• Lo pendiente de pago a la vista, si fraccionáis el bono.
• Una visión de todos los bonos activos del centro y de las sesiones que quedan por prestar.
• La factura sale del propio programa, vinculada al bono y preparada para Verifactu.

Qué tipos de bono vender, cómo controlar los pagos fraccionados y qué condiciones dejar por escrito lo tienes en nuestra página sobre gestión de bonos de sesiones.

¿Cómo organizar la agenda de un centro de depilación láser?

En láser, la agenda no se llena sola de cualquier manera: depende de la máquina, de la zona y del tiempo que tiene que pasar entre una sesión y la siguiente. Cuatro ideas que funcionan:

1. Organiza por la máquina, no solo por la profesional. En muchos centros hay un solo equipo de láser para todo el equipo. Con Citanic ves la agenda por profesional o por sala, así cada sesión queda en la cabina donde está la máquina y nunca hay dos clientas a la misma hora con el mismo equipo.
2. Dale a cada zona su duración real. Unas axilas y unas piernas completas no ocupan la misma cabina el mismo tiempo. Si cada servicio tiene su duración, la página de reservas solo ofrece huecos donde cabe de verdad y no se te encadenan retrasos por la tarde.
3. Respeta el intervalo entre sesiones. El tiempo entre una sesión y la siguiente lo marcan tu protocolo, el fabricante de tu equipo y la zona. Lo práctico es dar la siguiente cita al terminar, ya con ese intervalo, y que tu clienta la vea en su app. Si prefiere reservar ella, que lo haga desde la app con tiempo.
4. Cuida las horas punta. Las tardes y las semanas antes del verano se llenan antes. La lista de espera te ayuda a ofrecer el hueco que deja una cancelación, y en Informes ves la ocupación comparada con el periodo anterior para decidir si abres más horas o si dejas las mañanas para las sesiones largas.

Para dar una cita basta con tocar un hueco libre, y si hay que cambiarla, la mueves arrastrando. Cuando una clienta reserva online solo ve las horas en las que de verdad hay hueco, así que no tendrás dobles reservas que deshacer por teléfono. Si todavía no tienes reservas online, empieza por nuestra página de reservas online para tu centro. Y si el láser es solo una parte de lo que haces, tienes el método completo para medir duraciones y montar una semana tipo en la guía para organizar la agenda de un centro de estética.

¿Qué anotar en la ficha de cada sesión de láser?

Un tratamiento largo pasa por varias manos. Si la nota de la sesión anterior está en un papel o en la memoria de quien la atendió, la siguiente empieza a ciegas. Esto es lo que conviene dejar en la ficha cada vez:

Antes de la primera sesión, la clienta firma el consentimiento del láser en la tablet o en su móvil. Queda en su ficha como PDF sellado, con la fecha y la verificación de la firma, y en la vista de firmas pendientes ves si a alguien de la tarde le falta. Qué apartados debe tener y cuándo pedir uno nuevo lo tienes en nuestra guía del consentimiento informado.

¿En qué te ayuda la IA en un centro de láser?

En la cabina tienes las manos ocupadas y en recepción el teléfono no para. El asistente con IA de Citanic te quita las tareas pequeñas que más interrumpen:

• Dictas la nota de la sesión. Al terminar, dices en voz alta la zona, la reacción de la piel y lo que le has recomendado, y queda transcrito en su ficha. Repásalo antes de guardarlo.
• Creas y mueves citas con la voz. «Pásale la sesión de piernas al jueves a las seis». La cita queda en la agenda y tu clienta ve la hora nueva en su app.
• Le preguntas por tu agenda. «¿Cuándo tiene su próxima cita esta clienta?» o «¿quién creó esta cita?», y te responde con lo que hay en el programa.
• En Informes, la IA te da observaciones sobre cómo va el negocio, por ejemplo qué zonas se venden más frente al mes anterior.

La IA ayuda; los tratamientos, los precios y las decisiones son tuyos. Tienes más ejemplos en el software con IA para clínicas estéticas.

¿Cómo es una tarde en un centro de láser con Citanic?

1. La reserva. Una clienta nueva compra un bono de axilas y reserva la primera sesión desde la app de tu centro a las once de la noche, en un hueco libre de la cabina de la máquina.
2. El recordatorio. El día antes le llega el aviso con enlace para confirmar o cambiar la hora. Lo confirma.
3. La firma. Llega, firma el consentimiento en la tablet y queda en su ficha antes de entrar en cabina.
4. La sesión. Al completar la cita, la sesión se descuenta sola del bono. Dictas la nota y queda en su ficha para quien la atienda la próxima vez.
5. El cobro. Paga la segunda parte del bono con tarjeta y la factura sale sola del programa.
6. Un cambio. A media tarde llama otra clienta: no llega a su sesión de piernas. Recepción se lo dice al asistente, la cita pasa al jueves y ella la ve en su app. El hueco de hoy se ofrece a la lista de espera.

Nadie ha tachado una tarjeta ni ha buscado un papel. Lo repetitivo pasa solo y tu equipo se dedica a tratar a sus clientas.

¿Cómo evitar que las clientas falten a su sesión?

Una clienta que no viene deja una hora de cabina vacía y retrasa su propio tratamiento. Tres cosas ayudan mucho:

• Recordatorios automáticos antes de cada sesión, por email y como aviso en la app, con enlace para confirmar, cambiar o cancelar.
• Señal al reservar online, para todas o solo para las clientas que tú etiquetes, por ejemplo las nuevas.
• Lista de espera para ofrecer el hueco cuando alguien cancela.

Lo explicamos paso a paso, con una plantilla de política de cancelación, en nuestra guía para reducir las ausencias.

¿Cómo vender la renovación del bono sin presionar?

La mejor venta de un centro de láser es la que ya tiene dentro: la clienta que está contenta con una zona y quiere otra, o la que termina el bono y necesita alguna sesión más. Para que salga sin forzar:

• Mira los bonos que se acaban. En la vista de bonos activos ves a quién le quedan una o dos sesiones. Ese es el momento de hablar de la siguiente zona, en cabina y con calma.
• Que la clienta vea sus resultados. Con la nota de cada sesión en la ficha, puedes repasar con ella cómo ha ido el tratamiento desde la primera.
• Avisa en el momento oportuno. Desde la app mandas una promoción a tus clientas antes del verano o cuando estrenas una zona.
• Deja las condiciones claras. Si la renovación tiene otro precio o se paga en dos veces, que quede escrito en el bono nuevo y que lo pendiente se vea en su app.

Con los informes ves qué zonas se venden más, cuánto factura cada profesional y cómo va el mes frente al anterior. Y si hoy vendes tus sesiones en un marketplace, calcula cuánto te cuestan de verdad sus comisiones. Si tu centro hace también tratamientos faciales y corporales, mira todo lo que incluye el software para clínicas estéticas.