Software para fisioterapeutas y clínicas de fisioterapia

Lo que necesita de verdad una clínica de fisioterapia

Una clínica de fisioterapia trabaja con tratamientos de varias sesiones, pacientes que vienen una o dos veces por semana durante un mes y varios fisios que comparten camillas, boxes y equipos. Un programa pensado para una peluquería o para un médico de consulta única se queda corto en cuanto tienes bonos, salas y evolución que anotar.

Además, la fisioterapia es una profesión sanitaria. La Ley 44/2003, de ordenación de las profesiones sanitarias, incluye a los fisioterapeutas entre ellas. Eso trae obligaciones que un programa genérico no suele tener en cuenta:

• Historia clínica de cada paciente, con su evolución, conservada al menos cinco años desde el alta de cada proceso, según la Ley 41/2002.
• Datos de salud, que el RGPD protege como categoría especial y que no debería ver todo el equipo.
• Consentimiento informado, por escrito cuando la técnica es invasiva o tiene riesgos relevantes.
• Facturas exentas de IVA en la asistencia sanitaria, que aun así hay que emitir.

Citanic reúne la agenda, los bonos, la ficha clínica, los consentimientos, la caja y la facturación en un solo programa, para que el papeleo no se coma el tiempo de tratamiento.

¿Qué ven tus pacientes en la app de tu clínica?

Tus pacientes instalan la app de tu clínica, con tu nombre, tu logo y tus colores, desde el navegador del móvil, sin pasar por App Store ni Google Play. Ahí reservan, ven sus próximas citas, las sesiones que les quedan del bono y lo pendiente de pago, y reciben tus avisos. Para que la instalen, tienes un cartel con un código QR y tu logo para recepción. Te lo contamos con detalle en la app con la marca de tu centro.

Antes de cada cita, Citanic envía recordatorios automáticos por email y como aviso en la app, con un enlace para confirmar, cambiar o cancelar. En un tratamiento de diez sesiones, una ausencia es un hueco perdido y una semana sin avanzar. Tienes más ideas en la guía para reducir las ausencias.

Después de la cita, el paciente puede dejar su valoración, y en los informes ves la ocupación, la facturación y el rendimiento de cada fisio comparado con el periodo anterior.

Agenda por fisio y por box

Cada fisio tiene su columna, con sus horarios y los tratamientos que hace. También puedes ver la agenda por sala: si solo tienes un box con equipo de ondas de choque o una sala de ejercicio, dos citas no coincidirán en el mismo sitio.

Para dar una cita basta con tocar un hueco libre, y si el paciente pide cambiarla, la mueves arrastrando. Cuando alguien cancela, la lista de espera te ayuda a ofrecer ese hueco a otro paciente que quería venir antes.

Los pacientes también pueden reservar solos en tu página de reservas, a cualquier hora y con la disponibilidad real de cada fisio, sin dobles reservas. En las primeras valoraciones, que suelen ser más largas, puedes pedir una señal al reservar online para que no se queden huecos vacíos.

Bonos de sesiones sin hojas de cálculo

La mayoría de tratamientos de fisioterapia se venden por bonos de 5, 10 o más sesiones. El problema llega cuando hay que saber cuántas le quedan a cada paciente, quién ha pagado la mitad o qué bono se usa si tiene dos activos.

En Citanic, la sesión se descuenta sola al completar la cita. Un paciente puede tener varios bonos activos a la vez (por ejemplo, uno de fisioterapia y otro de pilates terapéutico), y en su ficha ves lo que le queda de cada uno y lo pendiente de pago. El paciente también lo ve en la app de tu clínica, así que se acabaron las dudas en recepción.

Si trabajas mucho con bonos y quieres ver cómo se organizan las sesiones en otro tipo de centro, en la página de software para depilación láser tienes un caso muy parecido.

Historia clínica y evolución de cada sesión

La ficha de cada paciente reúne sus datos, su historial de citas, los bonos, los documentos firmados y la historia clínica. Después de cada sesión, el fisio anota lo que ha hecho y cómo ha respondido el paciente. La evolución queda ordenada por fecha, así que en la siguiente cita, aunque le atienda otra persona del equipo, sabe por dónde seguir.

La Ley 41/2002 cita la evolución entre el contenido mínimo de la historia clínica, y pide conservarla al menos cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. Tenerla en el programa, y no en fichas de papel, hace que no se pierda y que la encuentres en segundos.

Tú decides quién ve los datos médicos. Recepción puede llevar la agenda y los cobros sin entrar en la historia clínica, y cada fisio ve lo que necesita para tratar.

Consentimientos informados con firma digital

La Ley 41/2002 establece que el consentimiento es verbal por regla general, pero debe ser por escrito en los procedimientos invasivos y en los que tienen riesgos o inconvenientes de notoria y previsible repercusión negativa para la salud. Si en tu clínica usas técnicas invasivas, por ejemplo las que emplean agujas, necesitas ese consentimiento firmado y guardado.

Con Citanic preparas tus plantillas una vez y el paciente firma en la tablet de la clínica o desde su móvil, antes de venir. La firma se verifica con un código de un solo uso, el documento queda sellado en PDF y se archiva en su ficha. En la vista de firmas pendientes ves qué falta antes de que empiece la sesión.

El texto de cada consentimiento conviene revisarlo con tu colegio profesional o con un asesor; en la guía del consentimiento informado tienes una lista de los apartados que no deben faltar. Si quieres ver cómo funciona en una clínica con médicos y enfermería, mira la página de software para medicina estética.

Facturación e IVA en fisioterapia

La Ley del IVA, en su artículo 20.Uno.3.º, declara exenta la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios, y la exención comprende la asistencia relativa al diagnóstico, la prevención y el tratamiento de enfermedades. Por eso la mayoría de sesiones de fisioterapia se facturan sin IVA.

Hay tres matices que conviene tener claros:

• No todo lo que se hace en una clínica de fisio está exento. Un servicio sin finalidad de diagnóstico, prevención o tratamiento, como un masaje de relajación, puede llevar IVA. Si ese es el día a día de tu centro, mira el programa para centros de masajes y bienestar. La venta de productos también tiene su propio tratamiento.
• Exenta no significa sin factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a emitir factura también en esta asistencia sanitaria exenta, y la factura tiene que indicar que la operación está exenta, citando el precepto de la ley o diciéndolo expresamente.
• Verifactu también cuenta. La Agencia Tributaria aclara en sus preguntas frecuentes que, cuando hay que facturar una operación aunque esté exenta, se aplica el reglamento de los sistemas de facturación. Tienes las fechas y lo que cambia en nuestra guía de Verifactu.

En Citanic, la facturación se hace desde el programa, vinculada a cada cita y a cada bono, y está preparada para Verifactu. Los cobros en efectivo, con tarjeta o con enlace de pago quedan unidos al paciente, y el arqueo de caja del día se hace en el mismo sitio.

¿En qué te ayuda la IA en una clínica de fisioterapia?

Entre paciente y paciente hay poco tiempo, y escribir la evolución o reorganizar la agenda se lo come. El asistente con IA de Citanic te ayuda con eso:

• Dictas la evolución de la sesión. Al terminar, cuentas en voz alta lo que has hecho y cómo ha respondido el paciente, y queda transcrito en su historia clínica. Repasa siempre la transcripción antes de guardarla: lo que firma la historia eres tú.
• Creas y mueves citas con la voz. «Pásale la sesión del martes al jueves a las cinco, en el box 2». La cita queda en la agenda y el paciente ve la hora nueva en su app.
• Le preguntas por tu agenda y tus pacientes. «¿Cuándo tiene su próxima cita este paciente?» o «¿quién creó esta cita?», y te responde con lo que hay en el programa.
• En Informes, la IA te da observaciones y recomendaciones sobre cómo va la clínica, por ejemplo la ocupación de cada fisio frente al mes anterior.

La IA ayuda; la valoración, el tratamiento y las decisiones clínicas son del fisioterapeuta. Y el acceso a los datos médicos sigue los permisos que tú defines. Lo contamos con más ejemplos en el software con IA para clínicas.

¿Cómo es un día en una clínica de fisio con Citanic?

1. La reserva. Un paciente con dolor de hombro reserva su valoración desde la app de la clínica a las once de la noche, con señal, en un hueco libre real de un fisio.
2. El recordatorio. El día antes le llega el aviso con enlace para confirmar o cambiar la cita.
3. La firma. Para una técnica que requiere consentimiento por escrito, lo firma desde su móvil antes de venir, con código de un solo uso, y queda en su ficha.
4. La sesión. Al terminar, el fisio dicta la evolución y queda en la historia clínica. Compra un bono de diez sesiones y la de hoy se descuenta al completar la cita.
5. El cobro. Paga con tarjeta y la factura sale del programa, vinculada a la cita y al bono.
6. Un cambio. Al día siguiente, recepción le pide al asistente que mueva su sesión al jueves. El paciente lo ve en su app y el hueco liberado se ofrece a la lista de espera.

Nadie ha buscado una ficha de papel ni ha apuntado una sesión en un Excel. El papeleo pasa solo y el equipo se dedica a tratar a sus pacientes.

Qué pedirle a un software de fisioterapia

• Agenda por profesional y por sala, con reservas online que respeten la disponibilidad real.
• Bonos que se descuenten al completar la cita, con varios bonos por paciente y lo pendiente de pago a la vista.
• Historia clínica con evolución por sesión y permisos para limitar quién ve los datos médicos.
• Consentimientos con firma verificada y archivados en la ficha.
• Facturación desde el propio programa, preparada para Verifactu, y que puedas revisar con tu gestoría cómo quedan las facturas exentas.
• Un contrato de encargado del tratamiento que contemple los datos de salud, y la posibilidad de exportar tus datos.
• Ayuda real para traer pacientes, historial y bonos desde tu programa actual, y formación para el equipo.

Si quieres comparar con calma, en la comparativa de programas tienes los criterios que más pesan al elegir. Y si tu clínica combina fisioterapia con tratamientos de estética, mira todo lo que incluye Citanic; si compartes centro con una psicóloga, el programa para psicólogos explica cómo separar sus notas clínicas del resto.