Software para clínicas de medicina estética

Lo que cambia en una clínica de medicina estética

Una clínica de medicina estética no se gestiona igual que un centro de belleza. La toxina botulínica, los rellenos con ácido hialurónico, los hilos o la mesoterapia son actos médicos: hay que documentar al paciente, informarle de los riesgos y dejar constancia de qué se aplicó y cuándo.

Eso tiene consecuencias muy concretas para tu programa de gestión:

• Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD (artículo 9) y necesitan más protección que un teléfono o un email.
• La Ley 41/2002, de autonomía del paciente, pide el consentimiento por escrito en los procedimientos invasivos y, en general, en los que suponen riesgos relevantes y previsibles para la salud.
• La misma ley obliga a conservar la documentación clínica al menos cinco años desde el alta de cada proceso asistencial.
• Si usas productos como los rellenos, te interesa saber qué lote recibió cada paciente por si el fabricante emite una alerta.

Citanic tiene en cuenta todo esto sin convertir la gestión diaria en papeleo, y sin olvidar que tus pacientes también son clientas: quieren reservar fácil, saber cuándo les toca la revisión y tener a mano su bono. Y antes de empezar un plan de varias sesiones, quieren un presupuesto claro: tienes cómo hacerlo, con plantilla, en la guía del presupuesto en clínica estética.

¿Qué le pide la ley a tu programa y cómo lo resuelve?

El Real Decreto 1277/2003 define la medicina estética (unidad U.48) como la «unidad asistencial en la que un médico es responsable de realizar tratamientos no quirúrgicos, con finalidad de mejora estética corporal o facial». Es decir, tu clínica es un centro sanitario, y la autorización la da tu comunidad autónoma. A partir de ahí, la Ley 41/2002, de autonomía del paciente, y el RGPD marcan lo que tu programa tiene que ayudarte a cumplir:

Si estás montando la clínica, los pasos de la autorización sanitaria los tienes en la guía para abrir un centro de estética. Y registrar el producto y el lote de cada tratamiento no sale en esta tabla porque no lo pide esa ley, pero es lo que te permite localizar a tus pacientes si llega una alerta sobre un lote.

¿Qué ven tus pacientes en la app de tu clínica?

Con Citanic tu clínica tiene su propia app, con su nombre, su logo y sus colores. Tus pacientes la instalan desde el navegador del móvil, en iPhone o Android, sin pasar por App Store ni Google Play, y desde ahí:

• Reservan a cualquier hora entre los huecos libres reales de tu agenda y, si la pides, pagan la señal en el momento.
• Ven su próxima cita, con el día, la hora y el tratamiento.
• Consultan las sesiones que les quedan de cada bono, por ejemplo de mesoterapia, y lo que tengan pendiente de pago.
• Reciben tus avisos y promociones, sin que tengan que buscarte en un marketplace con otras clínicas al lado.

Todo está conectado con tu agenda: si recepción mueve una cita, aunque sea pidiéndoselo con la voz al asistente, la paciente la ve cambiada en su app. Y el consentimiento le llega al móvil para firmarlo en casa antes de venir. Te contamos cómo se instala y cómo conseguir que la usen en la app con la marca de tu centro.

Historia clínica y evolución de cada paciente

La ficha de cada paciente reúne sus datos, su historial de citas, los documentos firmados y la evolución de sus tratamientos. Después de cada sesión, el profesional anota lo que ha hecho y cómo ha respondido el paciente, y esas notas quedan ordenadas por fecha para la siguiente visita.

Si no quieres teclear entre paciente y paciente, dicta la nota y la IA la transcribe en la historia clínica (te lo contamos justo debajo).

¿Qué conviene que quede en la nota de cada sesión? Un esquema que funciona en la consulta:

1. Motivo y valoración. Qué pide la paciente y qué le propones.
2. Antecedentes que importan. Alergias, medicación y tratamientos estéticos previos, revisados en cada visita.
3. Qué se ha hecho. Zona, técnica, producto, cantidad y lote.
4. Consentimiento. Qué documento firmó y cuándo, ya enlazado en su ficha.
5. Indicaciones y revisión. Qué le has explicado para casa y cuándo vuelve.

En la guía de la ficha de cliente tienes una plantilla completa por bloques, con lo que conviene añadir según el tratamiento.

Tú decides quién ve la información médica. Recepción puede llevar la agenda y los cobros sin entrar en la historia clínica, y cada médico o enfermera ve lo que necesita para trabajar.

¿Cómo te ayuda la IA en la consulta?

En una consulta de medicina estética el tiempo se va en lo que rodea al tratamiento: escribir la evolución, buscar cuándo vino la paciente la última vez o recolocar una revisión. Ahí es donde ayuda la IA de Citanic:

• Dictado en la historia clínica. Al terminar, dictas la zona tratada, el producto, cómo ha respondido la paciente y cuándo conviene revisar. La nota se transcribe en su historia clínica en ese momento, no al final del día.
• Un asistente al que le preguntas por la agenda. «¿Cuándo tiene su próxima cita esta paciente?» o «¿quién creó esta cita?», con tus palabras y sin abrir pantallas.
• Citas con la voz. Con los guantes puestos, le pides al asistente que cree la cita de revisión o que mueva una hora. Queda en la agenda y la paciente la ve en su app.
• Análisis en Informes. Además de la facturación y la ocupación, observaciones y recomendaciones sobre cómo va la clínica.

Lo explicamos con más ejemplos, y también lo que la IA no hace, en el software con IA para clínicas estéticas.

Consentimientos informados con firma digital

Crea una vez tus plantillas de consentimiento (toxina, ácido hialurónico, peeling, láser…) y envíalas al paciente antes del tratamiento. Puede firmar en la tablet de la clínica o desde su propio móvil, en casa, antes de venir.

Cada firma se verifica con un código de un solo uso y el documento queda sellado en PDF y archivado en la ficha del paciente. Desde el módulo de firmas ves qué consentimientos siguen pendientes antes de que empiece la cita, y los firmados están siempre a mano.

Si estás revisando tus documentos, en la guía del consentimiento informado tienes una lista de comprobación de lo que debe incluir cada uno y cuándo conviene renovarlo.

Productos, lotes y stock

En cada cita puedes registrar los productos que has utilizado. Así sabes qué producto y qué lote se aplicó a cada paciente, y el stock se descuenta solo.

El inventario te avisa cuando algo se está agotando y te ayuda a controlar caducidades, márgenes y consumo por tratamiento, para preparar los pedidos con datos y no de memoria. Cómo calcular cuándo pedir y qué hacer si llega una alerta sobre un lote lo tienes en la guía de control de stock y lotes.

Una agenda para todo el equipo médico

Médicos, enfermería, esteticistas y fisioterapeutas comparten agenda, cada uno en su columna y con sus propios servicios y horarios. También puedes verla por sala, para que dos tratamientos no coincidan en la misma consulta o con el mismo equipo.

En los tratamientos de más valor puedes pedir una señal al reservar online, y los recordatorios automáticos reducen las citas perdidas. Si quieres profundizar, tenemos una guía para reducir las ausencias.

¿Cómo es un día en una clínica de medicina estética con Citanic?

Un miércoles en una clínica con una consulta médica y dos cabinas de estética:

1. La noche anterior. Una paciente reserva su primera sesión de toxina botulínica desde la app de la clínica y paga la señal. Le llega al móvil el consentimiento, lo lee con calma y lo firma en casa con su código.
2. A primera hora. La doctora le pregunta al asistente quién viene hoy por primera vez. En la vista de firmas pendientes ve que no falta ningún consentimiento.
3. En consulta. Registra en la cita el producto y el lote que aplica. Queda unido a la paciente y el stock se descuenta solo.
4. Al terminar. Dicta la nota: zonas tratadas, cómo ha respondido y cuándo revisar. Se transcribe en la historia clínica, junto al consentimiento firmado.
5. En recepción. La paciente paga con tarjeta y la factura sale de la propia cita. Recepción le pide al asistente la revisión para dentro de dos semanas, y la paciente ya la ve en su app.
6. Antes de la revisión. Le llega el recordatorio, por email y en la app, con un enlace para confirmar o cambiar la hora.

Nadie ha pasado papeles a limpio ni ha llamado para confirmar. El equipo se dedica a las pacientes, y la clínica decide en cada paso.

Si en tu clínica conviven tratamientos con fines estéticos y otros con finalidad terapéutica, que la nota de cada sesión quede en la historia clínica también te ayuda con Hacienda: lo contamos en la guía del IVA en medicina estética.

Protección de los datos de salud

• Datos cifrados en tránsito y en reposo.
• Permisos por rol: cada persona del equipo ve solo lo que necesita, y el acceso a la información médica se puede restringir.
• Contrato de encargado del tratamiento adaptado a clínicas que tratan datos de salud.
• Los datos son tuyos y puedes exportarlos.

Como responsable del tratamiento, la clínica conserva sus propias obligaciones: informar a los pacientes, llevar el registro de actividades de tratamiento y el resto de deberes del RGPD. Un buen software te lo pone fácil, pero no las sustituye. Las repasamos una a una en la guía del RGPD para centros de estética.

Qué pedirle a un software de medicina estética

• Historia clínica con evolución por sesión y permisos de acceso.
• Consentimientos con firma electrónica verificada, guardados en la ficha.
• Registro de productos y lotes por paciente.
• Agenda por profesional y por sala.
• Señal o prepago en los tratamientos de más valor.
• Un contrato de encargado del tratamiento que contemple los datos de salud.
• Ayuda para traer fichas e historias desde tu programa actual.

Si tu centro combina medicina estética con tratamientos de estética, mira también todo lo que incluye Citanic para centros de estética. Y si tienes una unidad de fisioterapia, en software para fisioterapeutas verás cómo se organizan los bonos de sesiones y la evolución de cada paciente. Si hoy trabajas con Flowww, en alternativa a Flowww tienes las diferencias y los pasos para cambiar sin perder historias ni consentimientos.